Comment configurer un système VoIP pour votre bureau en 7 étapes faciles?
Avec les nouvelles technologies et les avancées en matière de clarté des appels des systèmes téléphoniques d'affaires VoIP au cours des dernières années, le moment est venu pour les entreprises de passer d'un fournisseur traditionnel à une solution VoIP. Dans la plupart des cas, vous pouvez obtenir des fonctionnalités similaires ou même plus avancées qu'un système téléphonique traditionnel pour un coût beaucoup moins élevé. Pour faciliter la transition de votre entreprise, suivez ces sept étapes :
1. Déterminez le nombre d'utilisateurs dont vous aurez besoin
La première étape pour que la VoIP soit opérationnelle dans votre bureau consiste à déterminer le nombre d'employés ou d'utilisateurs que vous prévoyez d'avoir. Avoir une idée précise du nombre d'utilisateurs dès le début du processus facilite certaines décisions au fur et à mesure. Il vous aidera à déterminer le nombre de lignes dont vous avez besoin, si votre connexion Internet peut ou non prendre en charge le volume d'appels attendu et quelles fonctionnalités sont les plus importantes. Avec certains fournisseurs, vous pouvez économiser de l'argent si certains employés n'ont besoin que d'une extension et non de leur propre numéro. Vérifiez auprès de vos fournisseurs potentiels pour voir quel type d'accord ils peuvent vous proposer.
2. Assurez-vous que la connexion Internet de votre bureau est suffisamment rapide
Une fois que vous savez combien d'utilisateurs vous allez avoir, vous êtes prêt à tester la connexion Internet de votre bureau pour voir si elle peut gérer la VoIP pour ce type de volume d'utilisateurs. Ceci est important pour deux raisons :
- Vérifier votre connexion avant d'obtenir un système VoIP vous évitera les maux de tête et la frustration qui résultent de la mauvaise qualité des appels et des appels interrompus qui accompagnent une connexion insuffisante.
- Cela peut potentiellement vous faire économiser beaucoup de temps et de tracas. Si vous passez à un système VoIP uniquement pour découvrir que votre connexion est insuffisante, vous devez soit annuler votre service et revenir à ce que vous aviez, soit mettre à niveau la connexion Internet dans votre bureau, ce qui est un problème.
Vous ne voudriez pas configurer un système VoIP uniquement pour découvrir qu'il ne fonctionnera pas avec votre Internet existant. Heureusement, il n'est pas difficile de vérifier si votre Internet peut gérer la VoIP
3. Définissez un budget VoIP
VoIP offre une large gamme de fonctionnalités, et il est facile de se laisser emporter en regardant les différents modules complémentaires et bonus que vous pouvez utiliser. C'est pourquoi il est important de définir votre budget dès le début du processus. Cela vous aidera à garder les pieds sur terre et à vous assurer que vos yeux ne dépassent pas votre budget lorsque vous commencerez à examiner les fonctionnalités et les plans qui conviennent le mieux à votre entreprise. En général, le coût commence à environ 30 $ par utilisateur à environ 60 $ à 70 $ par utilisateur pour les plans premium. Dans la mesure du possible, payez annuellement et vous obtiendrez des économies mensuelles importantes.
4. Déterminez quelles fonctionnalités sont les plus importantes
De nombreuses fonctionnalités différentes sont disponibles, telles que des numéros de téléphone uniques pour chaque employé, un routeur d'appel automatique, des règles d'appel, des conférences téléphoniques, des applications mobiles, etc. Vous voudrez déterminer quelles fonctionnalités spécifiques seront les plus utiles pour votre entreprise. Par exemple, vous souhaitez peut-être un système VoIP à domicile pour votre bureau, mais votre entreprise vous permet en fait de rester beaucoup sur la route. Si c'est le cas, vous aurez besoin d'une application mobile solide. Ou peut-être que vous obtenez un système avec plus de 10 lignes. Dans ce cas, des règles de routage d'appel approfondies sont indispensables.
Voici ce que vous devriez faire pour aider à affiner les choses :
- Notez précisément pourquoi vous achetez un système téléphonique d'entreprise, ce que vous voulez qu'il accomplisse et quelles seront ses principales utilisations (appels, conférences téléphoniques, appels lors de vos déplacements, etc.).
- Faites des recherches sur les fonctionnalités VoIP qui se rapportent le plus directement à vos besoins et à vos utilisations.
- Faites deux listes : une avec vos fonctionnalités indispensables et une avec les fonctionnalités que vous aimeriez mais dont vous n'avez pas absolument besoin.
Lorsque vous vous apprêtez à choisir votre fournisseur de téléphonie VoIP, les deux listes de fonctionnalités que vous venez de créer rendront le processus de sélection beaucoup plus rapide et plus efficace.
5. Choisissez un service téléphonique VoIP
- Il est maintenant temps de choisir votre fournisseur. Avant de prendre une décision, assurez-vous d'avoir votre nombre d'utilisateurs, votre budget et vos listes de fonctionnalités à portée de main pour référence. Au moment de prendre votre décision, vous souhaitez comparer les prestataires et trouver celui qui :
- Possède les fonctionnalités dont vous avez besoin : priorisez votre liste d'incontournables mais tenez également compte des fonctionnalités que vous aimez.
- Fonctionne réellement pour ce dont vous avez besoin : consultez les avis des utilisateurs. Avoir une application mobile, c'est bien, mais si l'application pue et interrompt régulièrement les appels, cela ne vous sera pas très utile.
- Est dans votre budget : prenez le budget mensuel que vous avez défini et divisez-le par votre nombre d'utilisateurs.
- Est facile à utiliser: assez explicite sur celui-ci.
- A un bon service client : Un bon service client incontournable avec la VoIP, car les systèmes sont rarement installés ou entretenus par des professionnels. Vous devez comprendre les choses par vous-même, ce qui rend un service client rapide et professionnel d'autant plus important.
6. Commandez des téléphones et d'autres matériels
Après avoir choisi votre service, il est temps de commander votre matériel. La plupart des services VoIP peuvent être utilisés sans téléphones VoIP spéciaux. Par exemple, vous pouvez souvent acheter un adaptateur sur lequel vous pouvez brancher vos téléphones analogiques si vous souhaitez continuer à les utiliser. Ou, dans de nombreux cas, vous pouvez utiliser votre ordinateur, votre tablette ou votre téléphone portable.
Cependant, pour utiliser pleinement toutes les fonctionnalités VoIP supplémentaires, vous devrez peut-être acheter un téléphone VoIP. Ce qui est bien, c'est qu'il existe une grande variété de téléphones VoIP, des plus basiques et bon marché aux plus sophistiqués et chers. Consultez cet article sur les meilleurs téléphones VoIP si vous avez du mal à vous décider et avez besoin d'aide.
7. Installer et configurer votre système VoIP
Dans la plupart des cas, il vous suffit de brancher votre téléphone sur votre système Ethernet, de configurer vos paramètres sur votre téléphone et vous êtes prêt à partir. Dans certains cas, si vous avez un pare-feu en place, vous devrez peut-être faire des allers-retours avec votre fournisseur pour que les choses fonctionnent correctement. Si vous êtes à l’aise en technologie, vous devriez être capable de gérer la plupart des configurations VoIP.
Pour faciliter les choses, chaque fournisseur propose des tutoriels approfondis. Si vous avez des difficultés techniques, vous pouvez vous adresser à un fournisseur tel que Gophone, qui vous guidera pas à pas tout au long du processus de configuration.